Mitgliederausweise selber drucken

Wie ein Kulturverein die Verwaltung mit der briefCARD 401 vereinfacht

Der praktische Tipp - Mitgliederausweise selber drucken

Es gibt Vereine, die keine Mitgliederausweise ausstellen, andere überreichen einen Ausweis beim Eintritt eines neuen Mitglieds und wieder andere stellen jährlich einen Mitgliederausweis aus.

Wie der Verwaltungsaufwand mit einem Formular mit integrierter Karte aus unserem Sortiment verringert werden kann, wenn ein Verein jährlich neue Mitgliederausweise ausstellt, beschreiben wir am Beispiel eines Kulturvereins.


Vor einiger Zeit rief Herbert Schuberth, Geschäftsführer eines Kulturvereins, bei uns an und schilderte folgendes Problem.

Herbert Schuberth: Guten Tag Herr Bergmann, wir sind ein Kulturverein mit über 200 Mitgliedern. Unsere Mitglieder können in vielen Fällen kostenlos und in anderen Fällen zu ermäßigten Eintrittsgeldern an Veranstaltungen des Vereins teilnehmen.

Diese Vorteile genießen nur die Mitglieder, die ihren jährlichen Mitgliederbeitrag bezahlt haben.

Die Mitgliederkarten eines KulturvereinsAn der Tageskasse kann das nicht kontrolliert werden. Der Vorstand hat jetzt beschlossen, jedes Jahr neue Mitgliedsausweise zu versenden. So wollen wir sicher stellen, dass nur Mitglieder, die ihren Beitrag bezahlt haben, einen gültigen Mitgliederausweis vorweisen können.

Unsere jetzigen Mitgliedsausweise sind dafür nicht geeignet. Die Herstellung ist zu aufwändig. Wir suchen eine praktische Lösung.

Reinhard Bergmann (Papier & mehr): Da haben wir das richtige Produkt: Ein neutraler Briefbogen mit integrierter und abziehbarer Karte.

Haben Sie im Verein einen Computer mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word?

H.S.: Ja, die Mitgliederdatei verwalte ich mit Excel und nutze Word für die Mitgliederbriefe.

Die Mitgliederausweise mit der Serienbrieffunktion bedruckenR.B.: Das ist noch besser. Unser Produkt briefCARD 401 ist ein unbedruckter Briefbogen, der im unteren Bereich eine Karte enthält, die der Empfänger herausnehmen kann. Die Karte wird dann Rücken an Rücken zusammengedrückt.

So erhält man einen Mitgliederausweis in der Größe einer Scheckkarte. Der Mitgliederausweis ist sehr robust, denn die Oberfläche ist mit einer Folie beschichtet.

H.S.: Das hört sich ja gut an.

R.B.: Wenn Sie sich die Mühe machen die Grafiken wie Logo und Schmuckelemente und die Formulartexte Ihres Briefbogen so in Word einbinden, dass Logo, Grafiken und Texte jedes mal mit ausgedruckt werden, dann ist das meiste schon geschafft.

H.S.: Die Mühe brauche ich mir nicht zu machen. Wir haben unseren Briefbogen schon in Word hinterlegt. Damit sparen uns die Kosten für vorgedruckte Briefbögen.

R.B.: Ja, das machen viele Vereine. Das hat einen weiteren Vorteil, wenn der Vorstand wechselt, müssen Sie keine Briefbogen wegwerfen.

Ihren Briefbogen müssten Sie an die briefCARD 401 anpassen. Für den Mitgliederausweis steht das untere Drittel zur Verfügung. Die Karte ist auf dem Bogen aufgeklappt. Sie können dadurch Vorder- und Rückseite der fertigen Mitgliederkarte bedrucken.

H.S.: Wie funktioniert das denn?

R.B.: Der Empfänger entnimmt die Karte dem Anschreiben und drückt sie Rücken an Rücken einfach zusammen. Die Rückseite ist selbstklebend. Zusammengeklappt hat Ihr Mitgliederausweis dann die Größe einer Scheckkarte.

H.S.: Das ist ja praktisch.

Die jährlichen Mitgliederausweise eines KulturvereinsR.B.: Wenn Sie alles vorbereitet haben, dann machen Sie aus dem Word Dokument einen Serienbrief, in dem Sie die Datei mit der Mitgliedertabelle in der Excel-Datei verbinden. Danach erfassen Sie den Text des Anschreibens und fügen die erforderlichen Seriendruckfelder ein.

Dann können Sie die Mitgliederausweise mit persönlichem Anschreiben schon drucken.

H.S.: Unsere jetzigen Mitgliedsausweise sind laminiert. Das hat sich sehr gut bewährt.

R.B.: Bei der briefCARD 401 ist der Bereich der entnehmbaren Karte mit Folie überzogen.

Die briefCARD 401 besteht aus einem sehr weißen 120 g Papier. Sie können das Formular mit Laserdruckern bedrucken.

Ich meine, dass Sie mit diesem Produkt Ihr Problem lösen.

H.S.: Ich werde Ihren Vorschlag im Vorstand vorstellen. Vielen Dank für Ihre Beratung.

Nach etwa drei Wochen rief Herr Schuberth wieder an und bestellte eine Packung der briefCARD 401.

Weitere Informationen

briefCARD 401 - Produktinformationen
briefCARD 401 - können Sie hier bestellen


Die Beratungsgespräche sind aus dem Gedächtnis aufgeschrieben. Die Personennamen sind frei erfunden. Eine Überinstimmung wäre reiner Zufall.

Alle Informationen auf dieser Seite sind allgemeine Handlungshilfen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Eignung für einen konkreten Verwendungszweck und die Möglichkeit zur Verarbeitung mit Ihrem Equipment müssen Sie eigenverantwortlich prüfen. Für Schäden die nicht auf fehlerhafte Produkte zurückzuführen sind übernehmen wir keine Haftung. Änderungen des Produktdesigns in Folge technischer Änderungen und Weiterentwicklung des Produkts erfolgen ohne vorherige Ankündigung.

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