Mitgliedsausweise ruck-zuck selber drucken

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Wie ein Kulturverein die Verwaltungsarbeit mit der briefCARD 401 vereinfacht

Ein Kulturverein druckt jedes Jahr neue Mitgliederausweise

Vor einiger Zeit rief Herbert Schuberth, Geschäftsführer eines Kulturvereins, bei uns an und schilderte folgendes Problem.

Herbert Schuberth: Guten Tag Herr Bergmann, wir sind ein Kulturverein mit über 200 Mitgliedern. Unsere Mitglieder können in vielen Fällen kostenlos und in anderen Fälle zu ermäßigten Eintrittsgeldern an Veranstaltungen des Vereins teilnehmen.

Diese Vorteile genießen nur die Mitglieder, die ihren jährlichen Mitgliederbeitrag bezahlt haben.

An der Tageskasse kann das nicht kontrolliert werden. Der Vorstand hat jetzt beschlossen, jedes Jahr neue Mitgliedsausweise zu versenden. So wird sicher gestellt, dass nur Mitglieder, die ihren Beitrag bezahlt haben, einen Mitgliederausweis erhalten.

Unsere jetzigen Mitgliedsausweise sind dafür nicht geeignet. Die Herstellung ist zu aufwändig. Wir suchen da eine kostengünstige Lösung.

Reinhard Bergmann (Papier & mehr): Da haben wir das richtige Produkt. Ein neutrales Formular mit integrierter und entnehmbarer Karte.

Haben Sie im Verein einen Computer mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word?

H.S.: Ja, die Mitglieder verwalte ich mit Excel und nutze Word für die Mitgliederbriefe.

R.B.: Das ist noch besser. Unser Produkt briefCARD 401 ist ein unbedruckter Briefbogen, der im unteren Bereich eine Karte enthält, die der Empfänger herausnehmen kann. Die Karte wird dann Rücken an Rücken zusammengedrückt.

So erhält man einen Mitgliederausweis in der Größe einer Scheckkarte.

H.S.: Das hört sich ja gut an.

R.B.: Wenn Sie sich die Mühe machen die Grafiken wie Logo und Schmuckelemente und die Formulartexte Ihres Briefbogen so in Word einbinden, dass Logo, Grafiken und Texte jedes mal mit ausgedruckt werden, dann ist das Meiste schon geschafft.

H.S.: Die Mühe brauche ich mir nicht zu machen. Wir haben unseren Briefbogen schon in Word hinterlegt. Damit brauchen wir keine teueren vorgedruckten Briefbögen.

R.B.: Ja, das machen viele Vereine. Das hat zusätzlich den Vorteil, das Sie keine bedruckten Briefbögen wegwerfen müssen, wenn der Vorstand wechselt.

Ihren Briefbogen müßten Sie an die briefCARD 401 anpassen. Für den Mitgliederausweis steht der untere Bereich zur Verfügung. Die Karte ist auf dem Bogen aufgeklappt. Sie können dadurch Vorder- und Rückseite der fertigen Mitgliederkarte bedrucken.

H.S.: Wie geht das denn?

R.B.: Der Empfänger entnimmt die Karte dem Anschreiben und drückt sie Rücken an Rücken zusammen. Dann hat Ihr Mitgliederausweis die Größe einer Scheckkarte.

H.S.: Das ist ja praktisch.

R.B.: Wenn Sie alles vorbereitet haben, dann machen Sie aus dem Word Dokument einen Serienbrief, in dem Sie die Datei mit der Mitgliedertabelle in der Excel-Datei verbinden. Danach erfassen Sie den Text des Anschreibens und fügen die erforderlichen Seriendruckfelder ein.

Dann können Sie die Mitgliederausweise mit persönlichem Anschreiben schon drucken.

H.S.: Unserer jetzigen Mitgliedsausweise sind laminiert. Das hat sich sehr gut bewährt.

R.B.: Bei der briefCARD 401 ist der Bereich der entnehmbaren Karte mit Folie überzogen.

Die briefCARD 401 besteht aus einem sehr weißen 120 g Papier. Sie können das Formular mit Laserdruckern bedrucken.

Ich meine, dass Sie mit diesem Produkt das Problem in den Griff bekommen.

H.S.: Ich werde das im Vorstand vorstellen. Ich danke Ihnen für die ausführliche Beratung.

Nach etwa drei Wochen rief Herr Schuberth wieder an und bestellte eine Packung der briefCARD 401.

Die Bildbespiele sollen das Produkt erklären. Die Vereinsbezeichnung ist frei erfunden.

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Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Produkt oder zu anderen Themen rund um den digitalen Druck haben, dann rufen Sie uns an.