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Papiere sind über lange Zeit beständig und können archiviert werden.
Daraus können Sie nicht schließen, dass die Ausdrucke handelsüblicher Drucker dokumentenecht und über lange Zeit achivfähig sind.
Die Druckfarben können, je nach Zusammensetzung, verbleichen. Das Gedruckte ist unter Umständen nach einiger Zeit nicht mehr lesbar. Bei wichtigen Dokumenten kann das zu großen Problemen führen.
Warum nicht jeder Ausdruck archivfähig ist und was Sie beachten sollten, wenn Ihre Dokumente, wie Verträge über lange Zeit lesbar bleiben müssen, beschreiben wir auf dieser Seite.
Viele Unternehmen, Behörden, Schulen und Ausbildungsbetriebe drucken Urkunden oder Verträge mit den vorhandenen Geräten aus.
Wenn man ein geeignetes Papier und ein gutes Textprogramm hat, es auch ganz einfach. Es geht schnell. Man bleibt flexibel. Es ist deutlich preiswerter als vorgedruckte Formulare.
An vielen Arbeitsplätzen stehen Farbdrucker, die die tägliche Post bewältigen. Und weil es so einfach ist, werden der Schriftverkehrt, Verträge und Urkunden auch damit gedruckt.
Aber Achtung! Die in den Farbdruckern verwendeten Tinten und Farbpulver sind nicht automatisch dokumentenecht. Das heißt, dass diese Dukumente nicht unter allen Umständen längere Zeit archivfähig sind.
Farbige Tinten von Tintenstrahldruckern und farbiges Farbpulver (Toner) aus Farblaserdruckern und Farbkopierern verbleichen mit der Zeit unter dem Einfluss der Sonneneinstrahlung.
Dieser Effekt tritt bei vielen Farbausdrucken auf. Bei Tintenstrahldruckern, aber auch bei Farblaserdruckern und Farbkopierern. Bei einem bleichen die Farben schneller aus, bei dem anderen dauert es etwas länger. Das hängt von der Zusammensetzung der Farbe, aber auch davon ab, ob das Dokument direkter Sonneneinstrahlung ausgesetzt ist.
Probieren Sie es. Legen Sie ein bedrucktes Blatt auf die Fensterbank und warten. Sie werden erstaunt sein, wie schnell Farben verbleichen können. Vergleichen Sie das mit einem Ausdruck, den Sie in einen Ordner oder in einen Schrank lichtdicht abgelegt haben.
Wenn es für Sie oder für den Empfänger wichtig ist, dann drucken Sie Urkunden oder Briefe, Verträge usw. mit einem monochromen Laserdrucker. Der schwarze Toner (Farbe) besteht weitgehend aus Kohlenstoff. Kohlenstoff bleicht auch über längere Zeit nicht aus.
Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann lassen Sie sich von Ihrem Druckerhersteller oder Ihrem Lieferanten ein Zertifikat geben, mit dem Sie die Bestätigung erhalten, dass Drucke oder Kopien dokumentenecht sind.
Notare, deren tägliches Geschäft Verträge und Vereinbarungen sind, sind sogar verpflichtet zertifizierte Drucker und Kopierer einzusetzen.
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