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Augen auf beim Druckerkauf

Was Sie beim Kauf eines Druckers beachten sollten

Augen auf beim Druckerkauf

Im Rahmen von Beratungsgesprächen werden wir sehr oft gefragt, welchen Drucker wir empfehlen können. Das Angebot ist sehr unübersichtlich und ändert sich fast im wöchentlichen Rhythmus. Unter diesen Umständen ist es unmöglich einen Überblick über das gesamte Angebot zu haben. Daher geben wir keine Empfehlungen für einen bestimmten Druckertyp ab. Wir empfehlen, sich von Fachleuten, die auch einen ortsnahen Service bieten, beraten zu lassen.

Es gibt einige Punkte, die Sie bereits im Vorfeld klären können, das macht die Suche nach dem geeigneten Gerät leichter.

Die Themen dieser Seite

Legen Sie fest, wofür Sie den Drucker einsetzen werden

Beratung - Welchen Drucker soll ich kaufen.

Analysieren Sie Ihre Dokumente und prüfen mit welchem Drucksystem Sie diese kostengünstig drucken können.

Sie sind mit der richtigen Software und einem guten Drucker in der Lage sich von einer Druckerei unabhängig zu machen. Dazu muss man überlegen, welche Dokumente gedruckt werden sollen.

Denken Sie daran, dass Sie mit einem Drucker nicht nur Briefe und Rechnungen drucken können. Sie haben die Möglichkeit Visitenkarten selbst zu drucken, Urkunden zu drucken, Einladungen, Karten und Flyer sind auch kein hoher Aufwand mehr.

Selbst kleine Auflagen von Geschäftsberichten, Präsentationen oder Katalogen sind kostengünstig und schnell mit einem digitalen Drucker zu realisieren. So bleibt man mit der Auflage flexibel und hat die Möglichkeit zum Beispiel Angebote zu personalisieren. Wobei man bedenken sollte, dass große Auflagen aus der professionellen Druckerei immer günstiger sind als Digitaldrucke.

Vor dem Kauf informieren und den Drucker testen

Bevor Sie sich einen Drucker kaufen, sollen Sie einschlägige Literatur mit Druckertests lesen. Diese Testberichte gehen sehr ausführlich auf die Leistung eines Druckers ein. Mit diesem Wissen fällt die Auswahl leichter. Sie sind nicht dem Schönsprech und dem Kauderwelsch technischer Informationen der Verkäufer ausgeliefert.

Nutzen Sie, wenn es geht, die Möglichkeit Ihre eigenen Dokumenten auf dem Drucker Ihrer Wahl bei Ihrem Fachhändler auszudrucken. Besonders, wenn Sie verschiedene Drucker vergleichen, ist das wichtig. Die installierten Testdokumente sind für den Drucker optimiert. Sie sagen deshalb nicht unbedingt etwas darüber aus, ob dieser Drucker für Sie der Richtige ist.

Haben Sie sich für einen Drucker entschieden, dann sollten Sie vor dem Kauf klären, wer den Service übernimmt. Sollte Ihr Drucker einmal nicht funktionieren, dann benötigen Sie den Service. Wenn der Stützpunkt weit entfernt ist, dann kann ein Serviceeinsatz teuer werden. Noch schlimmer ist es, wenn Sie den Drucker zum Service senden müssen und ihn erst nach Wochen repariert zurückerhalten. In diesem Fall denken Sie daran, den Karton mit allen Transportsicherungen aufzubewahren, damit Sie den Drucker sicher versenden können.

Auch wenn eine regionalen Service gibt, empfehlen wir, die Verpackungen mindestens bis zum Ende der Garantiezeit aufzubewahren.

Die Druckkosten beachten

Man kann generell sagen, dass die Druckkosten pro Seite bei preiswerten Druckern höher sind als bei teureren. So rechnet man bei Tintenstrahldruckern damit, dass die Tinte, die während der "Lebenszeit" des Druckers benötigt wird, ca. 10 - 15 mal soviel kostet wie der Drucker selbst.

Deswegen sollten Sie darüber nachdenken, wie oft Sie den Drucker benötigen und wie viele Seiten Sie im Monat drucken. So ermitteln Sie die Kosten pro Monat und können diese als Vergleichszahl nutzen.

Bei Tintenstrahldruckern reduzieren Sie die Kosten, wenn Sie sich einen Drucker mit separaten Farbpatronen kaufen.

Beachten Sie bei den Angaben über die Seitenleistungen von Patronen, dass diese mit dem sogenannten Dr. Grauert-Brief festgelegt werden. Der standardisierte Brief enthält nur Text und keine Grafik. Weitere Informationen bei Wikipedia. Die Seitenleistung sinkt erheblich, wenn Sie viele Grafiken und Bilder drucken.

Sie sollten bei der Wahl des Zubehörs und der Druckmedien sehr sorgfältig vorgehen. Nicht immer ist das Billigste wirklich günstig. So kann die Verwendung von falscher Tinte oder falschem Toner einen Drucker zerstören. Wir setzen in unserem Unternehmen ausschließlich Originalzubehör ein und empfehlen das auch in Beratungsgesprächen.

Billige Druckmedien werden den Ansprüchen eines Druckers an Papier nicht immer gerecht und können Papierstaus verursachen. Ein Drucker der nicht druckt, ist teuer, denn er kostet Arbeitszeit und Nerven.

Druckmedien

Es ist bekannt, dass die Papierqualität die Druckqualität sehr stark beeinflusst. Sie sollten sich darüber im klaren sein, welche Druckqualität Sie benötigen. So brauchen Sie für reine Textdrucke andere Drucker, aber auch anderes Papier, als für Fotodrucke, grafische Ausdrucke und anspruchsvolle Proofs.

Neben normalen Papieren bedrucken viele Kunden Spezialpapiere und Folien. Während man Spezialpapiere beim Bedrucken so wie normale Papiere behandeln kann, sieht das bei Folien anders aus. Laserdrucker übertragen die Farbe auf Druckmedien mit statischer Elektrizität. Die elektrischen Eigenschaften von Papier und Folien unterscheiden sich sehr stark. Konkret heißt das, dass es sein kann, dass Papiere bedruckt werden können, aber Folien mit gleicher Materialstärke nicht. Informationen, welche Druckmedien in welcher Materialstärke bedruckt werden können, finden Sie in den technischen Unterlagen Ihres Druckers. Notfalls hilft probieren.

Eine Frage, die oft vergessen wird, ist die Frage nach dem Format. Manche stellen im nachhinein fest, dass sie auch DIN A3 Formate bedrucken müssen/möchten. Deshalb sollte dieser Punkt auf Ihre Checkliste nicht fehlen.

Druckmedienformate

In Europa werden vorzugsweise Druckmedien im DIN-Format verwendet, wobei das Format DIN A4 am häufigsten anzutreffen ist.

Man muss wissen, das die meisten Drucker, mit Ausnahme von einigen Fotodruckern, nicht randlos drucken. Es bleibt allseitig ein druckfreier Rand von bis zu 5 mm.

Im Bereich Marketing und Agenturen aber auch in weiteren Bereichen gibt es Drucksachen und Dokumente, die bis an den Rand bedruckt werden. Dazu benötigen Sie Druckmedien mit Überformat. Beim Digitaldruck hat sich für diese Anwendungen das Format SRA3 etabliert. Das Papier ist mit 320 x 450 mm größer als DIN A3 mit 297 x 420 mm. Auf dem SRA3 Format können Sie ein DIN A3 Dokument randabfallend, das heißt, bis an den Rand, bedrucken. Nach dem Druck müssen Sie das Papier beschneiden, so dass man ein randlos bedrucktes DIN A3 oder DIN A4 Dokument erhält.

Es gibt im Bereich des Brandschutzes und bei Agenturen Anwendungen, bei denen das ganze SRA3 Format benötigt wird. Auch hier gibt es natürlich den allseitig druckfreien Rand von ca. 5 mm. Das ein Drucker SRA3 Überformatpapier einziehen kann, heißt aber noch lange nicht, dass das Papier auch sauber bedruckt wird. Das mussten wir feststellen, als wir uns einen neuen Drucker kauften. Bei diesem Drucker verschmiert Resttoner, der nicht von der Transferfolie abgenommen wird, den Papierrand. In den Verkaufsunterlagen (Stand 03/2020) gibt es keine Hinweise darauf, dass SRA3 Druckmedien mit tonerverschmierten Druckrändern bedruckt werden. Auf Nachfrage sagte man, dass das kein Problem sei, der Rand werde sowieso abgeschnitten. (???) Bei uns ist das nicht der Fall. Bei Agenturen und im Bereich Druck von Dokumenten für den Brandschutz auch nicht. Aus dieser Erfahrung raten wir dazu ganz genau hinzusehen, um denselben Reinfall, den wir erlebten, nicht auch zu erleben.

Materialstärken

Sogenannte "normale" Papiere haben ein Flächengewicht von 80 g/m². Moderne Drucksysteme sind in der Lage dünnere, aber auch stärkere Papiere zu bedrucken. Auch wenn man es zunächst nicht im Blick hat, irgendwann kommt dann doch der Wunsch, eine Einladungskarte auf schweren Karton zu drucken oder einen Rechnungsbeileger auf Dünndruckpapier.

Homedrucker sind oft nicht in der Lage sehr schwere Papiere zu bedrucken. Bei diesen Druckern ist es meistens bei dem Flächengewicht von 160 g/m² Schluss. Abteilungsdrucker sind da schon etwas leistungsfähiger, die können Papiere mit einem Gewicht von etwas mehr als 200 g/m² bedrucken. Druckmedien für den Brandschutz, Folien wie Papiere, haben Flächengewichte bis fast 400 g/m². Wenn Sie diese Materialstärken bedrucken müssen, muss ein neuer Drucker das problemlos leisten können.

Was ist besser: Tinte oder Toner

Wer Drucker für den normalen Bürobetrieb nutzt, kann Tintenstrahldrucker einsetzen. Moderne Tintenstrahldrucker für das Büro sind sehr leistungsfähig. Sie sollten aus Kostengründen darauf achten, dass für jede Farbe ein eigener Tintentank vorhanden ist, denn in jedem Büro gibt es eine bevorzugte Druckfarbe, deren Patrone häufiger ausgewechselt werden muss.

Tintenstrahldrucker verbrauchen weniger Strom und sind auch in Sachen Raumluft die bessere Wahl, da sie keinen Feinstaub verursachen.

Wird mit einem Tintenstrahldrucker nur sehr wenig gedruckt, dann besteht das Risiko, dass die Druckköpfe eintrocknen. Entweder muss man von Zeit zu Zeit einen Farbausdruck anfertigen, oder sich für einen Laserdrucker entscheiden.

Wenn es darum geht Spezialpapiere, dicken Karton und Folien zu bedrucken, dann kommt man im Moment noch nicht um einen Laserdrucker herum. Sehr viele diese speziellen Druckmedien können nicht mit Tintenstrahldruckern bedruckt werden.

Dokumentenechte Drucke

Wenn Sie Verträge drucken, sollte Sie einen Drucker auswählen, der dokumentenecht druckt. Das macht nicht jeder Drucker automatisch.

Bei den meisten Ausdrucken verbleichen die Farben mit der Zeit. Das geht um so schneller, je stärker die bedruckten Dokumente Sonnenlicht und Wärme ausgesetzt sind. Nicht jede Tinte oder jeder Toner ist lichtecht. Dabei sind es besonders die Farbstofftinten mit denen Fotodrucker häufig drucken, die auf Dauer ausbleichen, wenn sie auf unbeschichtetem Papier verwendet werden.

Einige Druckerhersteller bieten Drucker mit Pigment-Tinten an. Die sind wesentlich dauerhafter und lichtechter. Fragen Sie im Zweifelsfall den Druckerhersteller, ob die Tinten Ihres Druckers dokumentenecht sind.

Notariate und Standesämter sind verpflichtet nur mit zertifizierten Druckern und dem zugelassen Zubehör zu arbeiten.

Duplexdruck

Wenn Sie häufig Vorder- und Rückseite bedrucken müssen, dann sollten Sie einen Drucker mit Duplexeinheit auswählen. Vorder- und Rückseite werden in einem Durchgang bedruckt. Das spart Zeit.

Sortieren von Ausdrucken

Bedruckte Papiere legen sich nicht sauber ab

Sorter sind mehrere Papier-Ablagefächer in die die Druckseiten nach vorgegebener Reihenfolge sortiert werden. Ein Sorter kann dort sinnvoll sein, wo zum Beispiel mehrseitige Gutachten gedruckt werden. Der Sorter erspart Ihnen das manuelle Zusammentragen der Druckseiten.

Sie können eine sortierte Ablage oft auch mit dem Druckertreiber steuern. Bei mehrseitigen Dokumenten wird der Ausdruck so abgelegt, dass die Druckseiten in der richtigen Reihenfolge liegen.

Drucker am Arbeitsplatz oder im Netzwerk

Auf Netzwerkdrucker drucken immer mehrere Arbeitsplätze. Daher sollten diese Drucker leistungsfähiger sein und höhere Papierkapazitäten verarbeiten können, als Arbeitsplatzdrucker. Netzwerkdrucker können auch in anderen Räumen stehen. Das ist bei Laserdruckern oft auch gewünscht, damit die Büroluft nicht durch Tonerstaub belastet wird.

Ob Sie sich für einen Netzwerkdrucker oder für einen Arbeitsplatzdrucker entscheiden, hängt von der Art der Drucke ab. Hier fließt auch die Arbeitszeit ein, die benötigt wird, um einen Ausdruck zur weiteren Bearbeitung an den Arbeitsplatz zu holen.

Wer viele Fotoausdrucke benötigt, der sollte sich diesen Drucker an den Arbeitsplatz stellen. Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Druck auslösen, das hochwertige Fotopapier in den Drucker einlegen und dann, weil die Druckaufbereitung länger dauert, als bei reinem Textdruck, ein Kollege Ihr Fotopapier mit einem Text bedruckt. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer.

Speicherausstattung

Bei grafischen Ausdrucken ist die Speicherausstattung Ihres Druckers ein Kriterium, je mehr Speicher, je schneller geht es. Wenn man bedenkt, dass ein Farbfoto in DIN A4 mit einer Farbtiefe von 24 Bit ca. 40 MB Speicherplatz benötigt, dann kann man sich vorstellen, wie groß der Speicher des Druckers sein muss, damit diese Seite schnell gedruckt wird.

Dieses gilt besonders für Laserdrucker. Die meisten Drucker starten erst dann den Ausdruck, wenn sich das gesamten Druckbild im Speicher befindet. Wenn Sie sich nicht sicher sind wie viel Speicherplatz Sie benötigen, dann sollten Sie sich die Möglichkeit offen lassen, später aufzurüsten.

Papierkapazität

Wenn Sie hohe Auflagen, wie Handzettel, Direktmailings usw. drucken, dann sollten Sie auf ausreichende Kapazität der Papierschächte achten. Bei einigen Druckern ist es möglich die Kapazität durch zusätzliche Zuführungen zu erhöhen.

Formularmanagement

Drucken Sie oft auf verschiedene Papiere oder Formulare? Dann ist das Papiermanagement für Sie wichtig. Ihr Drucker sollte dann mehrere Papierschächte besitzen. Diese können Sie mit unterschiedlichen Papieren oder Formularen bestücken und brauchen nicht jedes Mal an den Drucker zu gehen, um andere Formulare oder Papiere einzulegen.

Papierzuführung

Papierstaus sind immer unangenehm. Sie verzögern den Druck. Unter Umständen muss man sogar den Service bemühen. Deshalb sollten Sie sich damit auseinandersetzen, wie sicher die Papierzuführung ist und wie das Papier abgelegt wird.

Wenn Sie häufiger stärkere Papiere wie Einladungskarten bedrucken, dann sollten Sie klären, welche Grammaturen (Papiergewicht in Gramm pro m²) vom Drucker ohne Störungen bedruckt werden.

Bedenken Sie bei Ihrer Entscheidung für einen Drucker, dass der Appetit oft beim Essen kommt. Man entdeckt nach den ersten Ausdrucken schon neue Möglichkeiten. Also eher etwas mehr Leistung wählen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum),

Alle Informationen auf dieser Seite sind allgemeine Handlungshilfen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Eignung für einen konkreten Verwendungszweck und die Möglichkeit zur Verarbeitung mit Ihren Geräten müssen Sie eigenverantwortlich prüfen. Für Schäden, die nicht auf fehlerhafte Produkte zurückzuführen sind, übernehmen wir keine Haftung. Änderungen des Produktdesigns in Folge technischer Änderungen und Weiterentwicklung der Produkte erfolgen ohne vorherige Ankündigung.

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