Mitgliederausweise selber drucken

Wie ein Kulturverein die Verwaltung mit der briefCARD 401 vereinfacht

Der praktische Tipp - Mitgliederausweise selber drucken

Es gibt Vereine, die keine Mitgliederausweise ausstellen, andere überreichen einen Ausweis beim Eintritt eines neuen Mitglieds und wieder andere stellen jährlich einen Mitgliederausweis aus.

Wie der Verwaltungsaufwand mit einem Formular mit integrierter Karte aus unserem Sortiment verringert werden kann, wenn ein Verein jährlich neue Mitgliederausweise ausstellt, beschreiben wir am Beispiel eines Kulturvereins.


Vor einiger Zeit rief Herbert Schuberth, Geschäftsführer eines Kulturvereins, bei uns an und schilderte folgendes Problem.

Herbert Schuberth: Guten Tag Herr Bergmann, wir sind ein Kulturverein mit über 200 Mitgliedern. Unsere Mitglieder können in vielen Fällen kostenlos und in anderen Fällen zu ermäßigten Eintrittsgeldern an Veranstaltungen des Vereins teilnehmen.

Diese Vorteile genießen aber nur Mitglieder, die ihren jährlichen Mitgliederbeitrag bezahlt haben.

Die Mitgliederkarten eines KulturvereinsAn der Tageskasse kann das nicht kontrolliert werden. Der Vorstand hat jetzt beschlossen, jedes Jahr neue Mitgliederausweise zu versenden. So wollen wir sicher stellen, dass nur die Mitglieder, die ihren Beitrag bezahlt haben, einen gültigen Mitgliederausweis vorweisen können.

Unsere jetzigen Mitgliederausweise sind dafür nicht geeignet. Die Herstellung ist zu aufwändig. Wir suchen eine praktischere Lösung.

Reinhard Bergmann (Papier & mehr): Da haben wir das richtige Produkt für Sie: Einen neutralen Briefbogen mit integrierter und abziehbarer Karte.

Haben Sie im Verein einen Computer mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word?

H.S.: Ja, die Mitgliederdatei verwalte ich mit Excel und nutze Word für die Mitgliederbriefe.

Die Mitgliederausweise mit der Serienbrieffunktion bedruckenR.B.: Das ist noch besser. Unser Produkt briefCARD 401 ist ein unbedruckter Briefbogen, der im unteren Bereich eine Karte enthält, die der Empfänger herausnehmen kann.

So erhält man einen Mitgliederausweis in der Größe einer Scheckkarte. Der Mitgliederausweis ist sehr robust, denn die Oberfläche ist folienbeschichtet.

H.S.: Das hört sich gut an.

R.B.: Wenn Sie sich die Mühe machen das Briefbogen-Layout mit Logo und weiteren Gestaltungselementen, sowie den Standardtext als Word-Dokument zu entwerfen, dann ist das meiste schon geschafft. Danach brauchen Sie Word nur noch als Seriendruck-Dokument mit der Excel-Datei zu verbinden.

H.S.: Die Mühe brauche ich mir nicht mehr zu machen. Wir haben unseren Briefbogen mit Layout schon in Word hinterlegt. Damit sparen wir die Kosten für vorgedruckte Briefbögen.

R.B.: Ja, so machen das viele Vereine. Das hat auch einen weiteren Vorteil, wenn der Vorstand wechselt, muss nur die Vorlage geändert und keine neuen Briefbogen gedruckt werden.

Ihren Briefbogen müssten Sie an die briefCARD 401 anpassen. Für den Mitgliederausweis steht das untere Drittel zur Verfügung. Die Karte ist auf dem Bogen aufgeklappt. Dadurch können Sie Vorder- und Rückseite der fertigen Mitgliederkarte bedrucken.

H.S.: Wie funktioniert das denn?

R.B.: Der Empfänger entnimmt die Karte dem Anschreiben und drückt sie Rücken an Rücken einfach zusammen. Die Rückseite ist selbstklebend. Zusammengeklappt hat Ihr Mitgliederausweis dann die Größe einer Scheckkarte.

H.S.: Das ist ja praktisch.

Die jährlichen Mitgliederausweise eines KulturvereinsR.B.: Wenn Sie alles vorbereitet haben, dann machen Sie aus dem Word Dokument einen Serienbrief, in dem Sie die Datei mit der Mitgliedertabelle in der Excel-Datei verbinden. Danach erfassen Sie den Text des Anschreibens und fügen die erforderlichen Seriendruckfelder ein.

Dann können Sie die Mitgliederausweise mit persönlichem Anschreiben schon drucken.

H.S.: Unsere jetzigen Mitgliedsausweise sind laminiert. Das hat sich sehr gut bewährt.

R.B.: Bei der briefCARD 401 ist der Bereich der entnehmbaren Karte mit Folie überzogen. Das reicht in den meisten Fällen völlig aus.

Die briefCARD 401 besteht aus sehr weißem 120 g Papier. Sie können das Formular mit handelsüblichen Laserdruckern bedrucken.

Ich meine, dass Sie mit diesem Produkt Ihr Problem lösen können.

H.S.: Ich werde Ihren Vorschlag im Vorstand vorstellen. Vielen Dank für Ihre Beratung.

Nach etwa drei Wochen rief Herr Schuberth wieder an und bestellte eine Packung der briefCARD 401.

Weitere Informationen

briefCARD 401 - können Sie hier bestellen
briefCARD 401 - Produktinformationen


Die Beratungsgespräche werden aus dem Gedächtnis aufgeschrieben. Die Personennamen sind frei erfunden. Eine Übereinstimmung wäre reiner Zufall.

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