Briefumschläge mit Laserdruckern personalisieren

Noch erfolgreichere Direktwerbung mit Laserbriefumschlägen

Mit Laserdruckern Briefumschläge bedrucken und gleichzeitig personalisieren

Es ist schwerer geworden mit Werbeschreiben Kunden erfolgreich anzusprechen. In einem sehr kurzen Augenblick entscheidet der Empfänger zwischen interessant und Papierkorb.

Damit Ihre Briefe nicht im Papierkorb landen, müssen Sie sich etwas einfallen lassen. Eine Möglichkeit, das Interesse des Empfängers auf den Inhalt des Briefes zu lenken ist, ihn schon auf dem Briefumschlag persönlich anzusprechen.

Wie das funktionieren kann, beschreiben wir hier.


Briefumschläge mit einem Laserdrucker personalisieren

Beispiele von Laserbriefumschläge, die individuell bedruckt wurden

Sabine Lenhardt ist als Sekretärin auch für das Marketing in einem mittleren Handelsunternehmen zuständig. Ihr Chef hat Sie beauftragt eine Werbeaktion für ein neues Produkt zu entwickeln.

Frau Lenhardt möchte im Rahmen einer Direktwerbeaktion Kunden Informationen und ein persönliches Angebot über das neue Produkt zusenden.

Sie rief bei Papier & mehr an, weil sie mit Laserdruckern bedruckbare Briefumschläge suchte. Dabei entwickelte sich folgendes Beratungsgespräch zwischen Sabine Lenhardt und Reinhard Bergmann von Papier & mehr.

Sabine Lenhardt: Guten Tag Herr Bergmann, auf Ihrer Homepage bieten Sie Briefumschläge für Laserdrucker an. Das Sortiment interessiert mich. Wir wollen unseren Kunden ein sehr persönliches Angebot zusenden. Dazu brauchen wir Briefumschläge, die wir mit unserem Laserdrucker bedrucken können.

Reinhard Bergmann: Wollen Sie die Adresse auf die Umschläge drucken?

Beispiele von individuell bedruckten LaserumschlägenS.L.: Nicht nur die Adresse. Mein Chef hat vor nicht all zu langer Zeit einen Brief erhalten, der ihm gefiel. Auf dem Umschlag stand - Sehr geehrter Herr Lukas, dieser Brief enthält Ihr persönliches Angebot über ... - . Das hat ihn angesprochen und er hat den Brief geöffnet. So etwas schwebt mir auch vor.

R.B.: Lasergeeignete Briefumschläge unterscheiden sich in der Ausstattung von normalen Umschlägen. Sie sind mit Haftklebestreifen ausgestattet. Die Klebung verträgt die Hitze der Fixierstation. Laserumschläge werden aus besserem Umschlagpapier hergestellt, damit die Umschläge sich durch die Hitze im Drucker nicht so stark verziehen. Und ganz wichtig. Fensterumschläge sind mit einer warmfesten Fensterfolie ausgestattet, die bei den hohen Fixiertemperaturen nicht schmilzt und den Drucker beschädigen kann.

Sie haben sich schon über unser Umschlagsortiment informiert. Welche Umschlaggröße kommt denn in Frage?

S.L.: Die normalen Umschläge, die wir auch für unsere Geschäftsbriefe verwenden.

R.B.: Das sind DIN lang Umschläge. Bei diesem Format ist es so, dass Sie bei der Gestaltung der Anschriftenseite die Bestimmungen der Deutschen Post AG beachten müssen. Es gibt bestimmte Bereiche, die Sie nicht bedrucken dürfen. Wenn Sie Näheres darüber wissen wollen, dann lesen Sie diese Informationen.

S.L.: Das habe ich mir bereits durchgelesen und auch schon mit der Post gesprochen. Mir ist nicht ganz klar, wie ich die Briefumschläge bedrucken soll.

R.B.: Leider ist das Bedrucken von Briefumschlägen keine einfache Sache. Nicht jeder Drucker kann jeden Umschlag bedrucken. Da muss man manchmal etwas probieren.

Umschläge mit Selbstklebung, bei denen Sie eine Klappe hochdrücken und diese dann mit der oberen Klappe zudrücken, sind nicht für Laserdrucker geeignet. Der Kleber hält die hohen Temperaturen, die im Laserdrucker entstehen, nicht aus. Umschläge mit Haftkleber, bei denen Sie den Abdeckstreifen abziehen und die Verschlussklappe zudrücken, sind dafür besser geeignet.

Bei Fensterumschlägen müssen Sie unbedingt darauf achten, dass die Umschläge lasergeeignet sind, denn nicht jede Fensterfolie verträgt die Hitze. Wenn Sie da nicht aufpassen, kann der Drucker beschädigt werden.

Mit einem Textbearbeitungsprogramm können Sie die Umschläge grafisch und textlich gestalten. In einer zweiten Datei erfassen Sie die Variablen, wie Name, Anschrift, Anrede usw., die dann mit der Serienbrieffunktion beim Druck in die Seriendruckfelder eingefügt werden. Das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word bietet diese Serienbrieffunktion, damit geht es relativ einfach.

S.L.: Das ist ein guter Tipp. Daran habe ich noch gar nicht gedacht.

R.B.: Ja, wenn Sie wollen, dann können Sie auch gleichzeitig die Adresse und sogar die Frankierung in einen Druckdurchlauf aufdrucken. Die Deutsche Post AG bietet hierzu Schnittstellen für Microsoft Word an.

S.L.: Wir wollen Briefmarken verwenden. Das ist persönlicher.

Beispiel von individuell bedruckten LaserumschlägenR.B.: Da haben Sie recht, das finde ich auch.

Wenn Sie die Briefumschläge bedrucken, achten Sie darauf, dass Sie das Format im Druckertreiber richtig einstellen. Beachten Sie auch, dass einige Drucker die Umschläge von der schmalen Seite und andere von der breiten Seite einziehen. Ich selber mache immer einen Probedruck auf einem DIN A4 Blatt. So kann ich sehen, wie der Druck aussieht.

Legen Sie nicht zu viele Umschläge gleichzeitig an. Sie können die Anzahl der zu bedruckenden Umschläge im Serienbriefdialog bestimmen.

Damit die Umschläge im Drucker nicht verknicken, müssen sie möglichst gerade durch den Drucker laufen. Hinweise, worauf Sie bei Ihrem Drucker achten müssen, finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihres Druckers.

S.L.: Vielen Dank für Ihre Tipps, Herr Bergmann. Ich werde meinem Chef einen Entwurf vorlegen und melde mich dann noch mal bei Ihnen.

Nach einiger Zeit bestellte Frau Lenhardt zwei Karton der DIN lang Briefumschläge ohne Fenster. Für diese hatte sich ihr Chef entschieden.

Bei einem späteren Telefongespräch erzählte sie, das die Verkaufsaktion erfolgreich abgeschlossen wurde.

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Wichtig zu wissen

Was Sie beachten sollten, wenn Sie Briefumschläge selber bedrucken möchten


Die Beratungsgespräche werden aus dem Gedächtnis aufgeschrieben. Die Personennamen sind frei erfunden. Eine Übereinstimmung wäre reiner Zufall.

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