Mit briefBADGE Kongresse und Tagungen organisieren

Wie eine Eventmanagerin sich die Arbeit einfacher macht

Der praktische Tipp - Briefbogen mit integrierten Namensschildern

Die Organisation von Tagungen und Kongressen ist ab einer bestimmten Größenordnung immer eine Herausforderung. Dabei nimmt der Druck und die Verwaltung der Namensschilder viel Zeit in Anspruch.

Wie Laura Müller, Eventmanagerin, mit dem CreativPapier Produkt briefBADGE das Problem elegant löst, lesen Sie hier.


Die Einladung zu einem Kongress mit integriertem Namensschild

Vor einiger Zeit erhielten wir eine Anfrage von der Eventmanagerin Laura Müller, die in ihrem Unternehmen für die Organisation von Tagungen und Kongressen verantwortlich ist. Frau Müller wollte Näheres über das Produkt briefBADGE 401, dem Briefbogen mit integriertem Namensschild, wissen.

Zwischen Frau Müller und Reinhard Bergmann von Papier & mehr entwickelte sich am Telefon folgendes Beratungsgespräch.

Reinhard Bergmann: Guten Tag Frau Müller, ich habe in Ihrer Mail gelesen, dass Sie mehr über unser Produkt briefBADGE wissen möchten.

Laura Müller: Guten Tag Herr Bergmann, schön, dass Sie anrufen. Ich organisiere für unser Unternehmen Tagungen und Kongresse. Die Teilnehmerzahl liegt zwischen 100 und 500 Personen.

Die Namensschilder der Teilnehmer bereiten mir immer wieder Probleme. Wenn es hektisch ist, und das ist es immer kurz vor Beginn einer Veranstaltung, dann kommen wir mit der Ausgabe unserer Namensschilder nicht nach.

Ich sah auf Ihrer Homepage, dass Sie Formulare mit integrierten Namensschildern anbieten. Darüber möchte ich mehr wissen.

briefBADGE - Briefbogen mit integriertem Namensschild

R.B.: briefBADGE ist ein neutral-weißer Briefbogen, der im unteren Bereich ein Namensschild enthält. Das Namensschild kann vom Briefempfänger entnommen und mit einem Clip oder Band an der Kleidung befestigt werden.

Der Briefbogen aus hochweißem Papier ist 120 g/m² schwer und damit wesentlich stärker als normales Geschäftspapier. Das Namensschild ist mit einer mattierten Folie überzogen, die das Namensschild robuster macht und vor Feuchtigkeit und Verschmutzung schützt.

Bedrucken des Briefbogens mit Namensschild

L.M.: Wie funktioniert das mit dem Bedrucken? Wie kommt zum Beispiel das Logo unseres Unternehmens auf das Formular.

R.B.: Sie können den Briefbogen mit Laserdruckern schwarz oder farbig bedrucken.

Die Idee, die hinter diesem Produkt steht ist: Das Briefbogen-Layout, den personalisierten Brieftext mit dem personalisierten Namensschild in einem Druckvorgang mit einer Serienbrieffunktion zu drucken.

So können Sie zum Beispiel Teilnahmebestätigungen für Ihre Veranstaltungen gleichzeitig mit dem Namensschild versenden, damit entfällt das Ausgeben der Namensschilder beim Akkreditierung.

L.M.: Wir verwenden einen Briefbogen mit festgelegten Layout. Sind die Briefbogen vorgedruckt?

R.B.: Nein, sie sind nicht vorgedruckt. Lassen Sie sich von Ihrem Grafiker eine Wordvorlage erstellen, die als Hintergrund die grafischen und Textelemente Ihres Firmenbogens enthält. Für jemanden, der sich etwas besser mit Microsoft Word auskennt, sollte das kein Problem darstellen.

Das hat auch den Vorteil, dass Sie keine Briefbogen vordrucken lassen müssen. Viele Betriebe arbeiten schon so. Sie brauchen sich damit keinen Kopf darüber machen, ob der richtige Firmenbriefbogen im Drucker liegt, wenn Sie einen Brief drucken.

Personalisieren mit der Serienbriefunktion

Briefbogen mit dem Layout, dem Brieftext und der Personaliserung bedruckenDiese Vorlage verbinden Sie als Serienbrief mit der Teilnehmerliste, die Sie vielleicht als Microsoft Excel-Datei oder in anderer Form vorliegen haben.

L.M.: Das hört sich ja so an, als ob das nicht so schwer ist.

R.B.: Ist es auch nicht. So können Sie den Teilnehmern Ihrer Kongresse mit der Teilnahmebestätigung gleichzeitig das Namensschild und damit die "Eintrittskarte" zusenden.

Bei dem Produkt briefBADGE 401 ist die Namenskarte 90 mm breit und 60 mm hoch. Für die meisten Veranstaltungen reicht diese Größe aus. Das Formular hat den Vorteil, dass Sie es zwei  gefaltet als normalen Brief versenden können. Es reicht ein normaler Briefumschlag, den Sie nur mit 80 ct (Stand 07/2019) frankieren müssen.

L.M.: Das hört sich so an, als ob das genau das richtige Produkt für uns ist. Das vereinfacht die Arbeit bei der Anmeldung. Man weiß sofort, dass die Person angemeldet ist und braucht keine Namenschilder zu suchen.

Organisation von Fachvorträgen im Rahmen eines Kongresses

R.B.: Sie können das Namenschild auch für die weitere Organisation Ihrer Kongresse nutzen. Sie haben doch sicher auch während eines Kongresses verschiedene Vortragsveranstaltungen, die vielleicht von Teilnehmern gebucht werden können.

L.M.: Nicht bei jedem, aber das kommt schon vor, dass wir Fachvorträge anbieten, die nicht von jedem Kongressteilnehmer besucht werden.

Namensschild mit OrganisationsfeldernR.B.: Einer unserer Kunden druckt auf die Namensschilder mit Buchstaben bezeichnete Felder. Diese Felder sind Fachvorträgen zugeordnet. Wenn das Feld gekennzeichnet ist, dann hat der Teilnehmer den Vortrag gebucht.

So kann mit der Namenskarte auch der Zugang zu Einzelveranstaltungen organisiert werden.

L.M.: Das ist eine sehr gute Idee. Ich werde das Produkt unserem Organisationsteam vorstellen. Das mit der Microsoft Word Vorlage werde ich mit unserer Grafikabteilung besprechen, die können das sicher lösen.

Schicken Sie mit bitte eine kleine Verpackungseinheit. Dann testen wir das mal.

R.B.: Das Paket geht heute noch an Sie raus. Wenn Sie weitere Fragen haben, rufen Sie mich gern an.

L.M.: Vielen Dank für Ihre Beratung, Herr Bergmann.

Weitere Informationen

briefBADGE - Produktinformationen
briefBADGE - können Sie hier bestellen


Diese Beratungsgespräche werden aus dem Gedächtnis aufgeschrieben. Die Personennamen sind frei erfunden. Eine Übereinstimmung wäre reiner Zufall.

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