Perforierte Papiere helfen bei der Erfassung des Wasserverbrauchs

Ein Versorgungsunternehmen vereinfacht die Erfassung von Zählerständen der Kunden

Perforierte Papier für die Organisation eines Versorgungsunternehmens

Versorgungsunternehmen benötigen am Jahresende zur Abrechnung des Wasser- oder des Stromverbrauchs die Zählerstände von Wasseruhren und Stromzählern. Es ist schon lange nicht mehr üblich, weil zu aufwändig, die Zählerstände durch Beauftragte ablesen zu lassen. Die Kunden werden aufgefordert, die Zählerstände zu melden. Nur noch zu Kontrollzwecken werden Mitarbeiter zum Kunden geschickt

Frau Lena Maier ist in einem Versorgungsunternehmen für die Abrechnung zuständig und sucht Abrechnungsformulare, die sie selber gestalten und bedrucken können. Lesen Sie hier, für welche Lösung sie sich entscheidet.


Vorperforierte Papiere für die Ablesung von Wasseruhren

Lena Maier ist in einem Versorgungsunternehmen für die Abrechnung des Wassers zuständig. Sie rief vor kurzem bei uns an. Sie suchte ein neutrales Formular, dass sie man im Haus individuell bedrucken möchte. Zwischen Frau Maier und Reinhard Bergmann vom Papier & mehr Online-Team entwickelte sich folgendes Beratungsgespräch.

Lena Maier: Guten Tag. Wir  suchen perforierte Formulare. Ich habe auf Ihrer Homepage gesehen, dass Sie solche Formulare im Sortiment haben.

Der untere Teil des Formular muss perforiert sein. Für die Abrechnung des Wasserverbrauchs benötigen wir die Zählerstände der Wasseruhren. Diese sollen uns die Kunden mitteilen. Im unteren Drittel des Formular findet der Kunde die Daten seiner Wasseruhr und kann den aktuellen Zählerstand eintragen. Diesen Zettel soll er uns dann wieder zusenden.

Vorperforierte Papiere für die Abrechnung von Strom- und WasserverbrauchReinhard Bergmann: Das kenne ich. Unser Stromanbieter sendet uns eine Postkarte zu, auf der alle Daten stehen. Wir brauchen nur noch die Zählerstand einzutragen.

L.M.: So haben wir das bisher auch gemacht. Mein Chef hat aber Postkarten bedenken, dass er damit gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt. Denn jeder, der die Postkarte in den Händen hält, kann alle Daten lesen.

R.B.: Darüber habe ich noch gar nicht  nachgedacht. Mein Gefühl sagt mir aber, dass Ihr Chef recht haben könnte.

L.M.: Genau. Das Formular ist wie ein Brief aufgebaut, nur dass es im unteren Drittel eine Perforation hat. Es braucht nicht vorgedruckt zu sein. Unsere IT-Abteilung hat so ein Formular programmiert. Es kann direkt aus dem System heraus mit allen festen und individuellen Daten gedruckt werden. Selbst unser Logo wird mit eingedruckt.

R.B.: Das können Sie mit unserem Standard-Produkt LASER PERFO 2/3 DIN machen. Der obere Abschnitt ist 198 x 210 mm groß. Das untere Drittel, 99 x 210 mm, ist perforiert und kann einfach abgetrennt werden. Das Formular gibt es in den Papierstärken 100 g/m² mit Mikroperforation und in 160 g/m² mit Schnitt-/Steg-Perforation.

L.M.: Kann man dieses Papier auch mit einer Falzmaschine falzen.

R.B.: Ja, das kann man. Wobei Sie allerdings darauf achten sollten, dass der untere Falz mindestens 5 mm besser noch mehr Abstand zur Perforation haben sollte. Wenn der Falz zu dicht an der Perforation liegt, klappt das mit dem Trennen der Perforation nicht so gut.

mit vorgedruckten Antwortumschlägen erhöhen Sie die Reaktionsquote Ihrer Mailings Haben Sie sich schon überlegt, wie die ausgefüllten Zettel wieder zu Ihnen kommen?

L.M.: Das sprechen Sie einen Punkt an, den wir bisher noch nicht geklärt haben.

R.B.: Es gibt Antwortbriefumschläge, die etwas kleiner sind, als normale Briefumschläge und in die Umschläge eingesteckt werden können. Ihre Kunden brauchen nur den Zettel ausfüllen, ihn abreißen, in den Antwortumschlag stecken und ihn einen ein Briefkasten werfen. Einfacher geht es nicht. Erfahrungsgemäß beschleunigt das die Rücksendung solcher Dokumente enorm.

Die Briefumschläge werden mit Ihrer Anschrift bedruckt und haben auch das offizielle Logo für Antwortbriefe, so dass Ihre Kunden diese Briefe nicht frankieren müssen und Sie kein Strafporto zahlen wegen nicht frankierter Briefe.

L.M.: Die Umschläge alle in den Versandumschlag zu stecken ist wohl etwas aufwändig.

R.B.: Nicht unbedingt, denn es gibt Kuvertiermaschinen mit zwei Stationen, die diese Aufgabe übernehmen. Bei hoher Auflage lohnt sich so eine Investition.

L.M.: Wir haben eine große Kuvertiermaschine, denn es geht einiges per Post bei uns raus. Vielleicht ist das mit der sogar möglich. Da muss ich mal fragen.

Bieten Sie diese Umschläge auch an?

R.B.: Ja, diese Antwortumschläge liefern wir Ihnen auch. Wenn Sie möchten sogar mit Anschrift und offiziellen Antwort-Logo der Deutschen Post AG vorgedruckt.

L.M.: Das hört sich ja sehr interessant an. Können Sie mir Muster zusenden? Ich möchte das mal bei uns vorstellen.

R.B.: Ja, die Muster gehen morgen per Post an Sie raus.

L.M.: Das ist ja schön. Viele Dank für Ihre Beratung.

Einige Zeit später bestellte Frau Maier die neutralen Formulare LASER PERFO 2/3 DIN mit einer Perforation und dieselbe Menge bereits vorgedruckter Antwortumschläge.

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Die Beratungsgespräche werden aus dem Gedächtnis aufgeschrieben. Die Namen sind frei erfunden. Eine Übereinstimmung wäre reiner Zufall.

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