Perforierte Papiere helfen bei der Erfassung des Wasserverbrauchs
Ein Versorgungsunternehmen vereinfacht die Erfassung von Zählerständen
Versorgungsunternehmen benötigen am Jahresende zur Abrechnung des Wasser- oder Stromverbrauchs die Zählerstände der Wasseruhren oder Stromzählern. Es ist schon lange nicht mehr üblich, auch weil es zu aufwändig ist, die Zählerstände durch Beauftragte ablesen zu lassen. Die Kunden werden aufgefordert, die Zählerstände zu melden. Nur noch zu Kontrollzwecken besuchen Mitarbeiter die Kunden.
Lena Maier ist in einem Versorgungsunternehmen für die Abrechnung zuständig und sucht Abrechnungsformulare, die sie selber gestalten und bedrucken kann. Lesen Sie hier, für welche Lösung sie sich entscheidet.
Vorperforierte Papiere für die Ablesung von Wasseruhren
Lena Maier rief vor einiger Zeit bei uns an. Sie suchte ein Formular, dass sie mit Laserdrucker individuell bedrucken möchte.
Lena Maier: Guten Tag. Wir suchen perforierte Formulare. Ich habe auf Ihrer Homepage gelesen, dass Sie solche Formulare im Sortiment haben.
Der untere Teil des Formulars muss perforiert sein. Für die Abrechnung des Wasserverbrauchs benötigen wir die Zählerstände der Wasseruhren. Diese sollen uns die Kunden mitteilen. Im unteren Drittel des Formular findet der Kunde die Daten seiner Wasseruhr und kann den aktuellen Zählerstand eintragen. Diesen Zettel soll er abtrennen und uns wieder zurücksenden.
Reinhard Bergmann: Das kenne ich. Unser
Stromanbieter sendet uns eine Postkarte zu, auf der alle Daten stehen. Wir
brauchen nur noch den Zählerstand einzutragen.
L.M.: So haben wir das bisher auch gemacht. Mein Chef hat aber bei Postkarten bedenken, dass er damit gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt. Denn jeder, der die Postkarte in den Händen hält, kann alle Daten lesen.
R.B.: Darüber habe ich noch nicht nachgedacht. Ich glaube, dass ihr Chef da recht hat.
L.M.: Genau. Das Formular ist wie ein normaler Brief aufgebaut, nur dass es im unteren Drittel eine Perforation hat. Das Formular braucht nicht vorgedruckt zu sein. Unsere IT-Abteilung hat das so programmiert, dass alle festen und individuellen Texte mit einem Laserdrucker gedruckt werden. Selbst unser Logo kann so integriert werden.
R.B.: Das können Sie mit unserem Standard-Produkt LASER PERFO 2/3 DIN lösen. Der obere Abschnitt ist 198 x 210 mm groß. Das untere Drittel, 99 x 210 mm, ist perforiert und kann einfach abgetrennt werden. Das Formular gibt es in den Papierstärken 100 g/m² mit Mikroperforation und in 160 g/m² mit Schnitt-/Steg-Perforation.
L.M.: Kann man dieses Papier auch mit einer Falzmaschine falzen.
R.B.: Ja, das kann man. Wobei Sie allerdings darauf achten sollten, dass der untere Falz mindestens 5 mm besser noch mehr Abstand zur Perforation haben sollte. Wenn der Falz zu dicht an der Perforation liegt, klappt das mit dem Trennen der Perforation nicht so gut.
Haben Sie sich schon überlegt, wie die ausgefüllten Zettel wieder zu Ihnen zurück kommen?
L.M.: Da sprechen Sie einen Punkt an, den wir bisher noch nicht geklärt haben.
R.B.: Es gibt Antwortbriefumschläge, die etwas kleiner sind, als normale Briefumschläge und in diese eingesteckt werden können. Ihre Kunden brauchen nur den Zettel ausfüllen, ihn abtrennen, in den Antwortumschlag stecken und ihn in einen Briefkasten werfen. Einfacher geht es nicht. Erfahrungsgemäß beschleunigt das die Rücksendung solcher Dokumente enorm.
Die Antwortumschläge werden mit Ihrer Anschrift bedruckt, auch das offizielle Logo für Antwortbriefe der Deutschen Post AG, so dass Ihre Kunden diese Briefe nicht unbedingt frankieren müssen und sie kein Strafporto wegen nicht frankierter Briefe zahlen müssen.
L.M.: Die Umschläge alle in den Versandumschlag zu stecken ist wohl etwas aufwändig.
R.B.: Nicht unbedingt, denn es gibt Kuvertiermaschinen mit zwei Stationen, die diese Aufgabe übernehmen. Bei hoher Auflage lohnt sich so eine Investition.
L.M.: Wir haben eine große Kuvertiermaschine, denn es geht einiges an Post bei uns raus. Vielleicht ist das mit der sogar möglich. Da frage ich mal. Bieten Sie diese Umschläge auch an?
R.B.: Ja, solche Antwortumschläge können wir Ihnen anbieten. Wenn Sie möchten sogar vorgedruckt mit Anschrift und offiziellen Antwort-Logo der Deutschen Post AG.
L.M.: Das hört sich ja sehr interessant an. Können Sie mir Muster zusenden? Ich möchte das mal bei uns vorstellen.
R.B.: Ja, die Muster gehen morgen per Post an Sie raus.
L.M.: Das ist ja schön. Viele Dank für Ihre Beratung.
Einige Zeit später bestellte Frau Maier die neutralen Formulare LASER PERFO 2/3 DIN mit einer Perforation und dieselbe Menge bereits mit der Rücksendeadresse bedruckten Antwortumschläge.
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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen im Sinne der Gleichbehandlung immer alle Geschlechter.
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