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Nicht jeder handelsübliche Drucker druckt dokumentenecht

Wann es wichtig ist zu wissen, ob Ihr Drucker dokumentenecht druckt.

Beratung - Laser- und Tintenstrahldrucker drucken nicht automatisch dokumentenecht

Heutige Papiere sind über lange Zeit beständig. Bei Papieren, die nach der ISO 9706 hergestellt werden, sagt man, dass sie über 200 Jahre archivfähig sind. Daraus können Sie aber nicht schließen, dass der Druck auf diesem Papier mit handelsüblichen Druckern dokumentenecht und genau so lange archivfähig ist.

Je nach äußeren Bedingungen und  Zusammensetzung verbleichen Druckfarben im Laufe der Zeit. Das Gedruckte ist unter Umständen nach einiger Zeit nicht mehr lesbar. Bei wichtigen Dokumenten, wie langfristigen Verträgen, kann das zu Problemen führen.

Warum nicht jeder Ausdruck archivfähig ist und was Sie beachten sollten, wenn gedruckte Dokumente über lange Zeit lesbar bleiben müssen, lesen Sie auf dieser Seite.


Wichtige Dokumente, Verträge und Urkunden müssen archivfähig sein

Urkunden, Zertifikate und Ausweise müssen dokumentenecht sein

Viele Unternehmen, Behörden, Verbände und Ausbildungsbetriebe drucken Urkunden, Verträge oder auch Befähigungsnachweise mit den vorhandenen Druckern.

Mit dem geeigneten Papier und einem guten Textprogramm ist es einfach. Es geht schnell. Man bleibt flexibel. Und es ist preiswerter als vorgedruckte Formulare zu verwenden, die oft auch nur schwer mit einem Drucker ausgefüllt werden können.

Laser- oder Tintenstrahldrucker drucken nicht automatisch dokumentenecht

An oder in der Nähe der meisten Arbeitsplätze stehen Laser- oder Tintenstrahldrucker mit denen die täglichen Dokumente gedruckt werden.

Achtung! Die in den Druckern verwendeten Papiere, Tinten oder Farbpulver sind nicht automatisch dokumentenecht. Das heißt, dass Dokumente, die mit diesen Druckern gedruckt wurden, unter Umständen nicht archivfähig sind und damit nicht den Anforderungen an Urkunden entsprechen.

Papier sind grundsätzlich nur dann über lange Zeit archivfähig, wenn Sie der ISO EN 6738 bzw. ISO EN 9706 entsprechen. Gute Informationen darüber finden Sie hier. LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum Wobei man sagen muss, dass es keine Garantie für die Länge der Haltbarkeit gibt, weil diese im Wesentlichen von der Art der Lagerung abhängig ist. Um es auf den Punkt zu bringen: Legen Sie Papier ins Wasser, dann hält auch das Papier das nach ISO EN 9706 zertifiziert ist es nicht lange aus. Die Umgebungsbedingungen sind für die dauerhafte Archivierung also sehr wichtig.

Für bestimmte Dokumente und Urkunden schreiben deutsche Behörden die Verwendung von Papieren vor, die der Norm ISO EN 9706 entsprechen. Dazu gehören Dokumente von Standesämtern und Notaren.

Staplerführerscheine

Farbige Tinten von Tintenstrahldruckern und auch Farbpulver (Toner) aus Laserdruckern verbleichen mit der Zeit unter dem Einfluss von Sonneneinstrahlung. Dabei sind die Intensität und die Länge der Sonneneinstrahlung entscheidende Faktoren. Jede Farbe verhält sich hier anders. Generell kann man sagen, dass schwarze Farbe lichtbeständiger ist, als zum Beispiel rote Farbe.

Die Lichtbeständigkeit von Farben wir nach der Wollskala mit Werten von 0 bis 9 bestimmt. Der Wert 9 bezeichnet die höchste Lichtbeständigkeit.

Probieren Sie es. Legen Sie ein bedrucktes Blatt Papier auf die Fensterbank und zum Vergleich eines lichtgeschützt in eine Mappe. Sie werden erstaunt sein, wie schnell die Farben des Blattes auf der Fensterbank ausbleichen.

Warum ist das wichtig? Stellen Sie sich vor, sie haben einen lang laufenden Liefervertrag und müssen nach Jahren in den Vertrag sehen und können nichts mehr lesen. Unrealistisch? Nein, das ist schon häufiger vorgekommen.

Verträge und Urkunden mit monochromen Druckern ausdrucken

Wenn es für Sie oder für den Geschäftspartner wichtig ist, dann drucken Sie Urkunden oder Briefe, Verträge usw. mit einem monochromen Laserdrucker. Der schwarze Toner (Farbe) besteht in den meisten Fällen aus Kohlenstoff. Kohlenstoff bleicht auch über längere Zeit nicht aus.

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen oder müssen, dann lassen Sie sich von Ihrem Druckerhersteller ein Zertifikat geben, mit dem Sie die Bestätigung erhalten, dass Ausdrucke mit Ihrem Drucker dokumentenecht sind.

Inzwischen gibt es auch Tintenstrahldrucker, die mit dokumentenechter Tinte drucken.

Notare, deren tägliches Geschäft Verträge und Vereinbarungen sind, sind sogar verpflichtet zertifizierte Drucker und Kopierer einzusetzen. Dabei dürfen sie nur Originalzubehör mit zertifiziertem Papier, das besonders gute Archiveigenschaften hat, verwenden.

Papiere für Urkunden, Ausweise und Berechtigungsscheine

Mitarbeiterausweise

Im Papier & mehr Sortiment finden Sie Papiere, die der ISO EN 9706 entsprechen. Im Bereich der normalen Laserpapiere sind die Laserpapiere der Reihe MAESTRO supreme, Color Copy und Color Copy STYLE, die Sie als Urkundenpapiere einsetzen können.

Das klassische Urkundenpapier ist neobond® classic und neobond® safe. Ältere unter Ihnen werden das Spezialpapier kennen, weil früher die Führerscheine auf diesem Papier gedruckt wurden. Plastikkarten haben heute neobond® als Führerschein ersetzt. Trotzdem wird neobond® für Ausweise, Führerscheine und Urkunden noch vielfach eingesetzt. Zum Beispiel für Führerscheine für Gabelstapler und Flurförderfahrzeuge oder Zusatzbescheinigungen für Triebfahrzeugführer (Lokführer) werden immer häufiger auf neobond® gedruckt.

neobond® classic ist äußerst robust, wasserfest und hat eine sehr hohe Knickbeständigkeit. Das Spezialpapier kann mit Laserdruckern direkt bedruckt werden und auch manuell beschrieben und bestempelt werden. Und - es übersteht auch schon mal einen Waschgang, wenn der Staplerfahrer seinen Führerschein in der Arbeitskleidung vergessen hat.

Weitere Informationen zum Thema

Spezialpapier für den Druck von Befähigungsnachweisen und Führerscheinen
Papier mit einem Sicherheitsmerkmal für Zusatzbescheinigungen von Triebfahrzeugführern

neobond® Urkundenpapiere finden Sie hier im Shop


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