Nicht jeder handelsübliche Drucker druckt dokumentenecht
Wann es wichtig ist zu wissen, ob Ihr Drucker dokumentenecht druckt.
Heutige Papiere sind über lange Zeit archivfähig. Bei Papieren, die nach der ISO 9706 hergestellt werden, sagt man, dass sie über 200 Jahre alterungsbeständig sind. Daraus können Sie aber nicht schließen, dass der Druck auf diesem Papier mit handelsüblichen Druckern dokumentenecht und genau so lange archivfähig ist.
Je nach äußeren Bedingungen und Zusammensetzung verbleichen Druckfarben im Laufe der Zeit. Das Gedruckte ist unter Umständen nach einiger Zeit nicht mehr lesbar. Bei wichtigen Dokumenten, wie langfristigen Verträgen und Urkunden, kann das zum Problem werden.
Warum nicht jeder Ausdruck urkundenecht ist und was Sie beachten sollten, wenn gedruckte Dokumente über lange Zeit lesbar bleiben müssen, lesen Sie auf dieser Seite.
Wichtige Dokumente, Verträge und Urkunden müssen archivfähig sein
Viele Unternehmen, Behörden, Verbände und Ausbildungsbetriebe drucken Urkunden, Verträge oder auch Befähigungsnachweise mit den vorhandenen Druckern.
Mit dem geeigneten Papier und einem guten Textprogramm ist es einfach. Es geht schnell. Man bleibt flexibel. Und es ist preiswerter als vorgedruckte Formulare zu verwenden, die oft auch nur umständlich mit einem Drucker ausgefüllt werden können.
Laser- oder Tintenstrahldrucker drucken nicht automatisch dokumentenecht
An oder in der Nähe der meisten Arbeitsplätze stehen Laser- oder Tintenstrahldrucker mit denen die täglichen Dokumente gedruckt werden.
Achtung! Die in den Druckern verwendeten Papiere, Tinten oder Farbpulver sind nicht automatisch dokumentenecht. Das heißt, dass Dokumente, die mit diesen Druckern gedruckt wurden, unter Umständen nicht archivfähig sind und entsprechen damit nicht den Anforderungen an Urkunden.
Papiere sind dann über lange Zeit archivfähig, wenn Sie der ISO EN 6738 bzw. ISO EN 9706 entsprechen. Wobei man sagen muss, dass es keine Garantie für die Länge der Haltbarkeit gibt, weil diese im Wesentlichen von der Art der Archivierung abhängig ist. Um es auf den Punkt zu bringen: Legen Sie Papier ins Wasser, dann hält auch das Papier, das nach ISO EN 9706 zertifiziert ist, nicht lange durch.
Die Umgebungsbedingungen sind für eine dauerhafte Archivierung sehr wichtig.
Für bestimmte Dokumente und Urkunden schreiben deutsche Behörden die Verwendung von Papieren, die der Norm ISO EN 9706 entsprechen, vor. Dazu gehören Dokumente von Standesämtern und Notaren.
Farbige Tinten von Tintenstrahldruckern und auch Farbpulver (Toner) aus Laserdruckern verbleichen mit der Zeit unter dem Einfluss von Sonneneinstrahlung. Dabei sind die Intensität und die Länge der Sonneneinstrahlung entscheidende Faktoren. Jede Farbe verhält sich hier anders. Generell kann man sagen, dass schwarze Farben lichtbeständiger sind, als rote Farben.
Die Lichtbeständigkeit von Farben wird mit der Wollskala mit Werten von 0 bis 9 bestimmt. Der Wert 9 bezeichnet die höchste Lichtbeständigkeit.
Probieren Sie es selbst. Legen Sie ein bedrucktes Blatt auf die Fensterbank und zum Vergleich eines lichtgeschützt in eine Mappe. Sie werden erstaunt sein, wie schnell die Farben des Blattes auf der Fensterbank ausbleichen.
Warum es wichtig ist, das zu wissen? Stellen Sie sich vor, sie haben einen lang laufenden Liefervertrag und müssen nach Jahren in den Vertrag sehen und können nichts mehr lesen. Unrealistisch? Nein, das ist schon vorgekommen. Die ersten Telefaxgeräte druckten auf sogenanntem Thermopapier. Diese Ausdrucke waren teilweise schon nach wenigen Jahren nicht mehr lesbar.
Verträge und Urkunden mit monochromen Druckern ausdrucken
Wenn es für Sie oder für den Geschäftspartner wichtig ist, dann drucken Sie Urkunden oder Briefe, Verträge usw. mit einem monochromen Laserdrucker. Der schwarze Toner (Farbe) besteht in den meisten Fällen aus Kohlenstoff. Kohlenstoff bleicht auch über längere Zeit nicht aus.
Wenn Sie ganz sicher gehen wollen oder müssen, dann lassen Sie sich von Ihrem Druckerhersteller ein Zertifikat geben, mit dem Sie die Bestätigung erhalten, dass Ausdrucke mit Ihrem Drucker dokumentenecht sind.
Inzwischen gibt es auch Tintenstrahldrucker, die mit dokumentenechter Tinte drucken.
Notare, deren tägliches Geschäft Verträge und Vereinbarungen sind, sind sogar verpflichtet zertifizierte Drucker einzusetzen. Dabei dürfen sie nur Originalzubehör mit zertifiziertem Papier, das besonders gute Archiveigenschaften hat, verwenden.
Papiere für Urkunden, Ausweise und Berechtigungsscheine
Im Papier & mehr Sortiment finden Sie Papiere, die der ISO EN 9706 entsprechen. Im Bereich der normalen Laserpapiere sind die Laserpapiere der Reihe NAVIGATOR, die Sie als Urkundenpapiere einsetzen können.
Das klassische Urkundenpapier ist neobond® classic und neobond® safe. Ältere unter Ihnen werden das Spezialpapier kennen, weil früher die Führerscheine auf diesem Papier gedruckt wurden. Plastikkarten haben heute neobond® als Führerschein ersetzt. Trotzdem wird neobond® für Ausweise, Führerscheine und Urkunden noch vielfach eingesetzt. Zum Beispiel für Führerscheine für Gabelstapler und Flurförderfahrzeuge oder Zusatzbescheinigungen für Triebfahrzeugführer (Lokführer) werden häufig auf neobond® gedruckt.
neobond® classic ist äußerst robust, wasserfest und hat eine sehr hohe Knickbeständigkeit. Das Spezialpapier kann mit Laserdruckern direkt bedruckt werden und auch manuell beschrieben und gestempelt werden. Und - es übersteht auch schon mal einen Waschgang, wenn der Staplerfahrer seinen Führerschein in der Arbeitskleidung vergessen hat.
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